¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es un plan o una idea de algo que se piensa llevar acabo y para la cual se establece un modelo determinado y una serie de medidas necesarias. Podemos decir que un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades a realizar de manera entrelazadas entre sí, con la finalidad de producir servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas dentro de los límites de un presupuesto y de un tiempo determinado.

¿Cuáles son las etapas de un proyecto?

Un proyecto se lleva a cabo o se estructura en torno a cinco fases que son. Inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre.  Es de vital importancia que se lleven a cabo cada fase  ya que son los pasos esenciales para la elaboración del mismo ahora bien no hay para que abrumarse con estas fases, lo mejor para hacer es desglosar las fases de un proyecto para que se pueda manejar las prioridades de cada uno de los proyectos. A continuación le estaré detallando de manera clara y sencilla las fases.

Fase de Inicio

La fase de inicio es la base de un proyecto, ya que es el momento donde podemos definir e identificar la necesidad o la problemática, en el mismo se recauda todas las informaciones sobre el tema escogido se detecta cual es  el problema a resolver, a demás es en el momento en que se eligen el equipo de trabajo del mismo modo el objetivo principal de esta fase es definir el alcance del proyecto.

Actividades en la fase de inicio:

Para llevar acabo esta fase debemos de cumplir actividades como:

Elaborar un plan de proyecto: en esta se  elabora una pequeña  descripción de lo que se quiere hacer, el costo y los beneficios en las opciones de ejecución y que soluciones podemos realizar y sobre todo justificar el proyecto.

Estudio de viabilidad: este paso se pretende idéntica la probabilidad de que una o mas soluciones cumplan los requisitos, en la misma se llevan a cabo métodos de evaluación hasta dar con una solución para implementar.

Definición del proyecto: aquí se conoce la visión, los objetivos,  el alcance y los resultados del proyecto y los grupos de interés, los roles y responsabilidades.

Nombramiento del equipo de proyecto: se identifican  las habilidades de las personas para localizar dentro de la estructura organizativa, además asignar funciones y objetivos de cada uno de los cargos.

Revisión de la fase: se verifica si se ha alcanzado los objetivos propuestos si  es así se da paso a la siguiente fase. 

Fase de Planificación

La fase de planificación es la segunda de las etapas que debe de llevar todo proyecto y es también la fase más difícil, en esta es donde el director de proyecto debe de crear un conjunto de planes u objetivos claros, precisos, cualificados y cuantificados para así poder alcanzar la meta final planteada.
También se deben de calcular las necesidades del personal, los recursos y equipos que necesiten mientras se esté llevando a cabo el proyecto.

El objetivo de esta fase es, definir con todo el detalle posible las tareas que se van a realizar y todos los recursos que este llevará, para de esta manera llevar a buen término el proyecto. Teniendo en cuenta que una planificación bien detallada da consistencia al proyecto y por esta razón se evitarán sorpresas que nunca son bien recibidas.

Para llevar a cabo un buen desarrollo de esta fase se deben cumplir las siguientes actividades:

1. Elaborar el plan de proyecto inicial.
2. Plan de comunicación.
3. Plan de gestión de recursos.
4. Plan de gestión de calidad.
5. Proyecto de análisis de riesgos. 
6. Plan de aceptación

Fase de Ejecución

Esta fase es aquella que representa el conjunto de tareas y las actividades programadas en la fase de planificación para dar entrega de los productos intermedios. Esta fase es la que responde a las características técnicas de cada proyecto y pone en juego los recursos para desarrollar la obra en cuestión, monitorizando la evolución del consumo de los recursos, presupuesto y tiempo para garantizar un mayor control sobre el progreso. En esta fase se gestionan el riesgo, los eventos, el cambio, los recursos, los gastos, las actualizaciones y modificaciones.

Fase de Seguimiento.

Esta etapa se encuentra enlazada con la fase de ejecución, y esta comprende los procesos necesarios
para realizar la revisión y control del progreso del proyecto.

Algunas actividades que podemos realizar en la etapa de Control está:

-Actualización y gestión de los instrumentos de gestión del proyecto: se recomienda aplicar diagrama de Gantt, Pert, CPM o método de la cadena critica.

-Asignar responsables de recoger datos y contar con fuentes de verificación.

-Monitorear los indicadores claves de gestión: Realizar esta actividad con frecuencia periódica.

-Claridad y precisión en la transición del mensaje.

-Planificación y puesta en marcha de acciones correctoras: economía en el recurso para cuadrar actividades que lleven al objetivo esperado.

-Creación de un plan de contingencia: Tener un plan B que funcione

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Fase de Cierre   

Bueno, el cierre del proyecto es aquella fase final en la cual está la terminación de dicho trabajo, el concepto no solamente abarca el fin de todo el proyecto, sino también, las etapas que integra el mismo, de este modo se puede establecer una coexistencia entre los cierres parciales de cada fase y el cierre que culmina con el proyecto iniciado. Esta etapa es muy importante para dar por terminado el proyecto y para así poder efectuar el correspondiente y posterior control de gestión en el mismo, esto sucede con la intención de que obtengamos diferentes oportunidades para el futuro de crecimiento y de mejora, que abarquen todas las tareas, las etapas involucradas en el proyecto y los recursos humanos que han trabajado en el.

 ¿cual es la importancia de efectuar un cierre de proyecto?

Sencillo, la realización de un cierre en el proyecto que se está  efectuando es fundamental para que así el mismo tenga culminación; éste es llevado a la práctica desde el equipo que se encarga del proyecto y de este modo el compromiso involucra a los participantes activos e internos en la organización que gestiona y el cliente contrata la prestación de servicios.